Respuesta corta: una subcontrata debe acreditar por escrito, antes de empezar, que ha hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de la actividad contratada y que ha informado y formado a sus trabajadores (art. 10.2 del Real Decreto 171/2004). En la coordinación de actividades empresariales (CAE) son tres bloques de documentos: los de la empresa, los de cada trabajador y los de cada máquina o equipo.
Actualizado el 2026-09-17: artículo ampliado a guía por bloques (empresa, trabajadores, máquinas y equipos), con quién emite cada documento, su vigencia y preguntas frecuentes.
La ley no da una lista cerrada. Lo que sí fija es el mínimo (artículo 10 del RD 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995) y el criterio: la comprobación documental debe ser proporcional al riesgo de la actividad contratada, y no vale una declaración genérica de cumplimiento sin datos concretos (Directrices del INSST para una eficaz coordinación de actividades empresariales, edición 2024, etapa de contratación y nota 15). A partir de ahí, cada propiedad concreta su lista con documentos que nacen de otras normas (Seguridad Social, Hacienda, equipos de trabajo, convenios sectoriales) o del contrato. Esta guía recoge los que se piden de forma habitual, con su nombre exacto, quién lo emite y cuánto dura.
Bloque 1: documentos de la empresa subcontratista
Son los que acreditan que la empresa existe, está al día con las administraciones y tiene organizada la prevención de la actividad que va a realizar.
| Documento | Quién lo emite | Qué acredita | Vigencia |
|---|---|---|---|
| Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva de los trabajos contratados (art. 16 de la Ley 31/1995; art. 10.2 del RD 171/2004) | La subcontrata, con su servicio de prevención (propio o ajeno) | Que ha identificado los riesgos de la actividad concreta en ese centro y ha planificado las medidas. El INSST admite en su lugar los procedimientos de trabajo con la prevención integrada, y los considera preferibles cuando hay riesgos importantes | Mientras no cambie la actividad, el centro o los riesgos concurrentes |
| Acreditación por escrito de haber informado y formado a los trabajadores que van al centro (art. 10.2 del RD 171/2004; arts. 18 y 19 de la Ley 31/1995) | La subcontrata | Que cada trabajador ha recibido la información y la formación específica de los riesgos y del procedimiento a seguir | Se renueva con cada incorporación y cuando cambian los trabajos |
| Organización preventiva (contrato con un servicio de prevención ajeno o constitución de servicio propio o mancomunado; arts. 30 y 31 de la Ley 31/1995) | Servicio de prevención ajeno o la propia empresa | Que la empresa tiene cubiertas las especialidades preventivas | Anual, según el concierto |
| Certificado de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social (art. 42.1 del Estatuto de los Trabajadores) | Tesorería General de la Seguridad Social (Sede Electrónica) | Que no tiene descubiertos. El empresario principal que contrata obras o servicios de su propia actividad debe recabarlo por escrito; si la Tesorería no contesta en 30 días, queda exonerado | Sin vigencia legal: acredita la fecha de emisión. La propiedad fija la cadencia |
| Certificado específico de estar al corriente de las obligaciones tributarias para contratistas y subcontratistas (art. 43.1.f de la Ley General Tributaria) | Agencia Tributaria | Que no tiene deudas tributarias. Libera al pagador de la responsabilidad subsidiaria por retenciones e IVA de la contrata | 12 meses desde su emisión |
| Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) y Relación Nominal de Trabajadores (RNT), antes TC1 y TC2 | Sistema RED de la Seguridad Social | Que cotizó y pagó las cuotas del mes liquidado, y por quién | Mensual: siempre con uno o dos meses de retraso |
| Informe de Trabajadores en Alta (ITA) | Tesorería General de la Seguridad Social (Sistema RED) | Qué trabajadores estaban de alta en el código de cuenta de cotización en una fecha concreta. Detalle en qué es el ITA y cuándo caduca | No caduca; acredita solo esa fecha. Se pide con cada incorporación |
| Póliza de responsabilidad civil y recibo de pago | Aseguradora | Que hay cobertura por los daños que la empresa cause en el centro. No es una obligación legal general: nace del contrato, y la propiedad fija el capital mínimo | La de la póliza, normalmente anual; el recibo acredita que está en vigor |
| Designación de recurso preventivo, cuando proceda (art. 32 bis de la Ley 31/1995; art. 22 bis del RD 39/1997) | La subcontrata | Quién es la persona presente en el centro para vigilar las actividades con riesgos especiales, trabajos con maquinaria peligrosa o cuando lo pida la Inspección | Por trabajo o contrato |
| Acreditaciones de sus propias subcontratas (último párrafo del art. 10.2 del RD 171/2004) | Cada subcontratista de segundo nivel, entregadas por el contratista | Que la cadena completa cumple: el contratista debe exigir a su subcontratista lo mismo que le exigen a él y pasárselo al empresario principal | Igual que las del contratista |
En obras de construcción se suman documentos propios del sector: la inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA) de la comunidad autónoma (arts. 4.2.b y 6 de la Ley 32/2006), la adhesión al plan de seguridad y salud de la obra (art. 7 del RD 1627/1997) y la anotación en el Libro de Subcontratación del contratista (art. 8 de la Ley 32/2006 y RD 1109/2007).
Bloque 2: documentos de cada trabajador
El artículo 10.2 del RD 171/2004 habla de «los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo». Por eso la documentación se pide persona a persona, no solo por empresa.
| Documento | Quién lo emite | Qué acredita | Vigencia |
|---|---|---|---|
| Alta en la Seguridad Social: aparecer en el ITA de la subcontrata (o informe de vida laboral para autónomos) | Tesorería General de la Seguridad Social | Que la persona trabaja de verdad para esa empresa y estaba de alta ese día | La fecha del ITA. Un trabajador nuevo exige un ITA nuevo |
| Certificado de formación en prevención de riesgos laborales del puesto (art. 19 de la Ley 31/1995) | La subcontrata, su servicio de prevención o una entidad formadora | Que recibió formación «suficiente y adecuada» al contratarse, al cambiar de funciones o de equipos, repetida periódicamente si es necesario | La ley no fija plazo; los convenios sectoriales sí (ver abajo) |
| Formación sectorial acreditada: en construcción, primer ciclo (formación inicial) y segundo ciclo por oficio de 20 horas (arts. 142 y 143 del VII Convenio General del Sector de la Construcción), acreditados con la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC); en el metal, la formación del convenio estatal acreditada con la Tarjeta Profesional del Metal (TPM) (art. 11.2 del IV Convenio estatal del metal) | Fundación Laboral de la Construcción; Fundación del Metal para la Formación, Cualificación y el Empleo | Que la formación cumple el programa del convenio | La TPC caduca a los 5 años de su emisión (art. 161 del convenio) |
| Formación e información específica sobre los equipos de trabajo que va a usar (art. 5 del RD 1215/1997) y autorización de uso de los equipos con riesgo específico (art. 3.4 del RD 1215/1997) | La subcontrata | Que solo maneja carretillas, plataformas elevadoras, puentes grúa o equipos similares el personal designado y formado para ello | Mientras no cambie el equipo |
| Certificado de aptitud médica (art. 22 de la Ley 31/1995; art. 37.3 del RD 39/1997) | Servicio de prevención (área de medicina del trabajo) | La conclusión del reconocimiento: apto, apto con limitaciones o no apto para el puesto. Solo la conclusión: el contenido médico es confidencial (art. 22.4) | La del protocolo de vigilancia sanitaria aplicable al puesto. Hay reconocimiento inicial, periódico y tras ausencia prolongada |
| Registro de entrega de equipos de protección individual (EPI) (art. 17.2 de la Ley 31/1995; arts. 3 y 8 del RD 773/1997) | La subcontrata, firmado por el trabajador | Que dispone de los EPI que exige la evaluación de riesgos y sabe usarlos | Por entrega; se renueva con cada reposición |
| Acuse de recibo de la información del centro: riesgos propios, medidas preventivas y de emergencia e instrucciones del empresario titular (arts. 7, 8 y 9.3 del RD 171/2004; art. 18 de la Ley 31/1995) | La subcontrata (o la propiedad, si entrega la información directamente en el acceso) | Que el trabajador conoce los riesgos del centro al que entra y cómo actuar en emergencia | Por centro; se repite cuando cambian los riesgos |
| Nombramiento como recurso preventivo, si lo es (art. 32 bis de la Ley 31/1995) | La subcontrata | Que tiene, como mínimo, formación de nivel básico y capacidad para vigilar las actividades asignadas | Por trabajo |
Cada convenio sectorial fija sus propias horas, contenidos y vigencias de formación, así que hay que mirar el que aplica a cada contrata. Como ejemplo de cómo se concreta, puedes leer el artículo sobre la formación PRL obligatoria en los convenios de construcción y metal. Y si a tus contratas les falta alguna formación específica, en Grupo Bia podemos ayudarte con los cursos de prevención de Bia Seguridad Industrial.
Trabajadores de ETT: están de alta en la empresa de trabajo temporal, no en la subcontrata; su ITA es el de la ETT, y la formación y la vigilancia de la salud corresponden a la ETT según el artículo 12 de la Ley 14/1994. Autónomos: sin ITA ni RNT; acreditan el alta con la vida laboral y aportan el resto (formación, aptitud si la tienen, seguro, equipos) como empresa concurrente.
Bloque 3: máquinas, equipos de trabajo y vehículos
Es el bloque que más se olvida y uno de los que más pesa en accidentes. Cada equipo que entra en el centro debe poder acreditar que es seguro y que se mantiene.
| Documento | Quién lo emite | Qué acredita | Vigencia |
|---|---|---|---|
| Declaración CE de conformidad y marcado CE de la máquina (art. 5 del RD 1644/2008), con su manual de instrucciones | Fabricante o su representante | Que la máquina cumple los requisitos de seguridad para comercializarse y ponerse en servicio | Toda la vida útil, salvo transformación sustancial |
| Informe de adecuación al RD 1215/1997 para equipos anteriores al marcado CE (anexo I del RD 1215/1997) | Servicio de prevención o técnico competente | Que el equipo antiguo cumple las disposiciones mínimas de seguridad | Hasta que el equipo se modifique |
| Comprobaciones e inspecciones periódicas (art. 4 del RD 1215/1997) y, en su caso, inspecciones reglamentarias (grúas, plataformas, instalaciones a presión) | Personal competente o organismo de control | Que el equipo se ha revisado. El art. 4.4 exige que los equipos usados fuera de la empresa vayan acompañados de una prueba material de la última comprobación | La que fije la normativa específica del equipo |
| Registro de mantenimiento (art. 3.5 del RD 1215/1997) | La subcontrata | Que se mantiene según las instrucciones del fabricante | Continuo |
| Inspección Técnica de Vehículos (ITV) en vigor (RD 920/2017) y seguro obligatorio (art. 2 del RDL 8/2004) para vehículos que circulan por el centro | Estación ITV; aseguradora | Que el vehículo es apto y está asegurado | La del certificado ITV y la de la póliza |
| Póliza de seguro de la maquinaria, cuando el contrato la exige | Aseguradora | Cobertura de daños propios y a terceros | La de la póliza |
Quién pide qué: titular, principal y contratista
Tres figuras distintas piden documentación, y no siempre coinciden en la misma empresa:
- El empresario titular del centro (quien lo gestiona) entrega más de lo que pide: información de los riesgos propios del centro, medidas de emergencia e instrucciones (arts. 7 y 8 del RD 171/2004). Lo que necesita de vuelta es el acuse de que la subcontrata la ha recibido y trasladado a sus trabajadores (art. 9.3).
- El empresario principal (quien contrata obras o servicios de su propia actividad en su centro) es quien exige las acreditaciones del artículo 10.2 y comprueba que sus contratas han establecido medios de coordinación entre ellas (art. 10.3). Además, recaba el certificado de la Seguridad Social del artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores.
- El contratista que subcontrata repite el proceso hacia abajo y entrega al principal las acreditaciones de sus subcontratas (último párrafo del art. 10.2).
La Guía de actuación inspectora en coordinación de actividades empresariales (versión de septiembre de 2025) sigue ese mismo reparto: qué entregó el titular, qué exigió el principal y qué acreditó cada concurrente. Si quieres saber cómo lo comprueba un inspector, puedes leer nuestro artículo sobre en qué se fija la Inspección de Trabajo al revisar la CAE.
Qué vale como acreditación «por escrito» y qué no
El artículo 10.2 dice «por escrito», y las directrices del INSST concretan qué significa en la práctica:
- Vale el documento concreto: la evaluación de riesgos de la actividad contratada (o el procedimiento de trabajo), el certificado de formación con contenido y horas, el ITA con fecha y código de verificación, el certificado de aptitud con fecha y puesto.
- No vale una «declaración» genérica en la que la empresa afirma cumplir sin aportar datos (nota 15 de las Directrices INSST 2024).
- No vale un documento sin fecha, sin firma o referido a otro centro, otra actividad u otro código de cuenta de cotización.
- Sí vale el envío por correo electrónico o por cualquier medio digital: la norma no exige papel, exige constancia.
Errores frecuentes al recopilar la documentación CAE
- Pedir por empresa y no por persona. La formación, la aptitud y el alta se acreditan trabajador a trabajador; un certificado «de la empresa» no cubre al que entra el lunes.
- Confundir el ITA con la RNT. La Relación Nominal demuestra que se cotizó el mes pasado; el Informe de Trabajadores en Alta demuestra quién está de alta hoy. Se piden los dos porque acreditan cosas distintas.
- Aceptar el certificado de Hacienda ordinario. El que libera de responsabilidad al pagador es el específico para contratistas y subcontratistas del artículo 43.1.f, con 12 meses de validez.
- Olvidar el bloque de equipos. La máquina entra con el trabajador, pero su declaración CE, sus revisiones y su seguro casi nunca están en la carpeta.
- Pedir el informe médico completo. Solo se puede compartir la conclusión de aptitud (art. 22.4 de la Ley 31/1995). Pedir más es un problema de protección de datos, no un exceso de celo.
- Exigir lo mismo a todos. Las directrices del INSST piden proporcionalidad: la lista para una contrata de limpieza de oficinas no debería ser la de una parada de planta con trabajos en espacios confinados.
- Cortar la cadena en el primer nivel. La subcontrata de la contrata también entrega, y el principal debe poder verla.
Cómo se gestiona en la práctica
Con dos o tres contratas, la carpeta de documentos se lleva por correo. Con veinte, y con trabajadores que rotan, el problema deja de ser tener los documentos y pasa a ser saber en cada momento quién está en regla: qué ha caducado, a quién le falta la aptitud, qué máquina no tiene la última revisión, qué subcontrata de segundo nivel no ha entregado nada. Las plataformas de coordinación de actividades empresariales organizan exactamente estos tres bloques (empresa, trabajadores, equipos) por contrato y por centro, validan cada documento, avisan de las caducidades y condicionan el acceso al centro a que el trabajador y su equipo estén cubiertos. En Bia360, además, la subcontrata sube cada documento una sola vez y lo comparte con todos sus clientes. Y si prefieres que un técnico se encargue de pedir, revisar y reclamar toda esta documentación, en Grupo Bia podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de Bia Seguridad Industrial, que lleva la coordinación de tus contratas sobre esta o cualquier otra plataforma.
Para ver cómo se traduce todo esto en el momento de la entrada, puedes leer nuestro artículo sobre cómo se acredita la aptitud documental de un trabajador externo antes de entrar en planta. Y si necesitas el marco general (quién es titular, principal y concurrente, y de dónde salen estas obligaciones), lo tienes en qué es la coordinación de actividades empresariales.