Respuesta corta: al revisar la coordinación de actividades empresariales (CAE), la Inspección de Trabajo comprueba tres bloques: que las empresas concurrentes se informaron por escrito de sus riesgos y adoptaron medios de coordinación; que el empresario titular entregó la información y las instrucciones del centro; y que el empresario principal exigió por escrito, antes de empezar, la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y la formación de cada contrata y subcontrata.
Actualizado el 2026-09-17: respuesta directa al inicio, lista de comprobación por bloques y preguntas frecuentes.
Es el esquema de la Guía de actuación inspectora en coordinación de actividades empresariales del Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social (versión de septiembre de 2025). Este artículo sigue ese mismo orden, bloque a bloque, y termina con una lista de comprobación de lo que conviene tener listo el día de la visita. El marco general (quién es titular, principal y concurrente) está en qué es la coordinación de actividades empresariales y, con más detalle jurídico, en empresario titular frente a principal: obligaciones y documentación exigible; la lista completa de documentos por empresa, trabajador y máquina en qué documentos CAE debe entregar una subcontrata.
Por qué ahora
Dos piezas coinciden en el tiempo:
- El Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027, aprobado por el Consejo de Ministros y publicado en el BOE, anuncia que se intensificarán las actuaciones para vigilar el cumplimiento del artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores en contratas y subcontratas, incluida la exigencia de responsabilidades cuando tras la apariencia de contrata hay una cesión ilegal de trabajadores, y refuerza la vigilancia y la asistencia técnica en materia preventiva a las pymes.
- El Gobierno ha declarado 2026 Año de la Seguridad y Salud en el Trabajo, coincidiendo con el 30.º aniversario de la Ley 31/1995, con campañas específicas durante todo el año.
A eso se suma que la Inspección publicó en septiembre de 2025 una versión nueva de su Guía de actuación inspectora en coordinación de actividades empresariales, dentro de la serie «Control de la gestión de la prevención de riesgos laborales en las empresas». Es un documento público, y es la mejor descripción disponible de lo que un inspector va a mirar.
Bloque 1: qué se comprueba a todas las empresas concurrentes
Aplica a cualquier empresa o autónomo que trabaje en el centro, tenga o no contrato con las demás (artículo 4 del RD 171/2004).
- Información recíproca de riesgos. Que cada empresa informó a las demás de los riesgos específicos de su actividad que pueden afectar a los trabajadores de las otras, en particular los que se agravan por la concurrencia (art. 4.2). La guía exige que esa información sea suficiente, que se diera antes del inicio de las actividades, y que se repitiera con cada cambio relevante y en cada emergencia.
- Por escrito cuando hay riesgos graves o muy graves. La guía es tajante: «en todo caso, debe exigirse que la información se entregue por escrito» si alguna empresa concurrente genera riesgos calificados como graves o muy graves (art. 4.2).
- Comunicación de accidentes. Que un accidente derivado de la concurrencia se comunicó a los demás empresarios presentes (art. 4.2, último párrafo).
- La información se incorporó a la evaluación de riesgos y a la planificación de cada empresa concurrente (art. 4.4): no basta con haberla recibido.
- Traslado a los propios trabajadores. Que cada empresa informó a su plantilla de los riesgos derivados de la concurrencia, de las medidas y de las instrucciones recibidas del titular (art. 4.5 y 9.3 del RD 171/2004; art. 18.1 de la Ley 31/1995), incluidas las medidas de emergencia del artículo 20 de la Ley 31/1995.
- Medios de coordinación. Cuáles se adoptaron y si son proporcionados a la peligrosidad, al número de trabajadores y a la duración de la concurrencia (arts. 11 y 12). La lista del artículo 11 es enunciativa: intercambio de información, reuniones periódicas, reuniones conjuntas de comités de seguridad y salud, instrucciones, medidas o protocolos conjuntos, presencia de recursos preventivos, designación de personas encargadas de la coordinación. La guía recuerda que también cuentan los medios fijados por normativa específica o por convenio.
- Información a los representantes de los trabajadores. Que, al concertar la contrata, se informó a la representación legal de los trabajadores del nombre, objeto, duración, lugar, número de trabajadores y medidas de coordinación previstas (art. 42.4 del Estatuto de los Trabajadores), y que la contrata informó a los suyos de la identidad de la empresa principal (art. 42.3 y 42.5).
Bloque 2: qué se comprueba al empresario titular del centro
El titular es quien gestiona el centro (artículo 2 del RD 171/2004). Sus obligaciones nacen de los artículos 7 y 8.
- Información de los riesgos propios del centro que pueden afectar a las contratas, con las medidas preventivas y las medidas de emergencia (art. 7.1). Suficiente, antes del inicio y actualizada con cada cambio relevante (art. 7.2); por escrito si los riesgos del centro son graves o muy graves (art. 7.3).
- Instrucciones para prevenir los riesgos del centro y para actuar en emergencia, dadas a los demás empresarios concurrentes una vez recibida la información de estos (art. 8.1). Suficientes y adecuadas (art. 8.2), antes del inicio y ante cambios (art. 8.3), por escrito si hay riesgos graves o muy graves (art. 8.4).
- Persona encargada de la coordinación, cuando es el medio preferente (art. 13.1): actividades reglamentariamente peligrosas, dificultad especial para controlar interacciones con riesgos graves, actividades incompatibles o complejidad por número de empresas y trabajadores. La designa el titular (art. 13.3), debe tener formación preventiva de nivel intermedio como mínimo (art. 14.4) y facultades para acceder a cualquier zona, conocer la documentación preventiva, dar instrucciones y proponer medidas (art. 14). Si se sustituye por otro medio, debe existir una razón técnica u organizativa justificada.
- Consulta a los delegados de prevención del titular sobre la organización del trabajo derivada de la concurrencia (art. 15 del RD 171/2004 y art. 33 de la Ley 31/1995).
Bloque 3: qué se comprueba al empresario principal
El principal es quien contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad en su centro (art. 2). Sus obligaciones están en el artículo 10, y la guía las revisa en este orden:
- Antes del inicio de la actividad, exigió a contratistas y subcontratistas que acreditaran por escrito haber realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva (art. 10.2).
- Exigió también que acreditaran por escrito haber cumplido sus obligaciones de información y formación respecto de los trabajadores que iban a prestar servicios en el centro (art. 10.2).
- Cadena de subcontratación: cuando la contratista subcontrató, exigió lo mismo a la subcontratista y entregó esas acreditaciones al principal (art. 10.2, último párrafo).
- Comprobó que las contratas y subcontratas concurrentes habían establecido medios de coordinación entre ellas (art. 10.3).
- Vigiló el cumplimiento de la normativa de prevención por parte de sus contratas (art. 10.1 y art. 24.3 de la Ley 31/1995), lo que implica evidencia de seguimiento durante los trabajos, no solo al inicio.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social de cada contratista, recabado por escrito (art. 42.1 del Estatuto de los Trabajadores), y libro registro de contratas cuando se comparte centro de forma continuada (art. 42.4).
Un matiz que conviene interiorizar: la plataforma documental acredita lo que se exigió y se recibió, y es lo primero que se mira. Pero la coordinación que exige la norma es la real: quién habló con quién, qué instrucciones se dieron, cómo se vigiló. Las Directrices del INSST de 2024 lo dicen con claridad: una CAE reducida a «un intercambio formal de documentos estándar» no aporta protección y consume recursos.
Lista de comprobación para el día de la visita
Lo que conviene tener localizado, por bloque, ordenado por centro y por contrata:
Concurrencia
- Información de riesgos enviada y recibida entre empresas, con fecha anterior al inicio; versión escrita si hay riesgos graves.
- Evaluación de riesgos y planificación de cada empresa concurrente, con los riesgos de la concurrencia incorporados.
- Evidencia de los medios de coordinación: convocatorias y actas de reuniones, instrucciones entregadas con acuse, protocolos conjuntos, designación de recursos preventivos con su formación.
- Comunicación a los representantes de los trabajadores de cada contrata (art. 42.4 ET) y libro registro si procede.
Titular
- Documento de información de riesgos del centro y medidas de emergencia, con acuse de cada contrata.
- Instrucciones escritas, con fecha y acuse.
- Designación de la persona encargada de la coordinación (o justificación del medio alternativo) y acreditación de su formación de nivel intermedio.
- Constancia de la consulta a los delegados de prevención.
Principal
- Escrito de exigencia de acreditaciones a cada contrata, anterior al inicio.
- Acreditaciones recibidas: evaluación de riesgos y planificación de la actividad contratada; certificados de información y formación de cada trabajador; acreditaciones de las subcontratas de segundo nivel.
- Comprobación de los medios de coordinación entre contratas.
- Evidencia de vigilancia durante los trabajos: visitas, incidencias, requerimientos a la contrata.
- Certificados de la Seguridad Social del artículo 42 ET.
Personas y equipos presentes
- Informe de Trabajadores en Alta reciente de cada contrata, que cubra a todos los presentes (qué es el ITA y cuándo caduca).
- Aptitud médica, formación y autorizaciones de equipos de cada trabajador presente (cómo se acredita la aptitud documental de un trabajador externo).
- Documentación de las máquinas que han entrado de fuera, con la prueba de su última comprobación.
- Registro de accesos: quién ha entrado, cuándo y con qué estado documental.
Qué te juegas
La LISOS tipifica como infracción grave no adoptar las medidas de cooperación y coordinación necesarias cuando concurren varias empresas en un centro (art. 12.13) y, para el titular, no informar e instruir a las empresas concurrentes (art. 12.14). Ambas pasan a muy grave cuando se trata de actividades reglamentariamente consideradas peligrosas o con riesgos especiales (arts. 13.7 y 13.8).
| Calificación | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Grave (art. 40.2.b) | 2.451 a 9.830 € | 9.831 a 24.585 € | 24.586 a 49.180 € |
| Muy grave (art. 40.2.c) | 49.181 a 196.745 € | 196.746 a 491.865 € | 491.866 a 983.736 € |
A eso se suma la posible responsabilidad solidaria del empresario principal por los incumplimientos de sus contratas durante la vigencia del contrato y, en caso de accidente, el recargo de prestaciones, la responsabilidad civil y, en los casos más graves, la penal.
Cómo llegar preparado
- Mapea la concurrencia: qué empresas y autónomos entran en tus centros (o en cuáles entras tú) y quién es titular, principal y concurrente en cada caso. De eso dependen las obligaciones y el bloque de la guía que te aplica.
- Documenta el flujo, no solo el archivo: además de los documentos al día, guarda evidencia de los medios de coordinación: convocatorias, actas, instrucciones entregadas, incidencias.
- Formaliza el deber de vigilancia: la exigencia de acreditación a contratas y subcontratas, por escrito, con fecha anterior al inicio y con acuse.
- Revisa las caducidades: un documento vencido el día de la visita es el hallazgo más fácil para un inspector.
- Cuadra el centro con la Seguridad Social: las personas presentes deben aparecer en el Informe de Trabajadores en Alta de su empresa.
Cómo se gestiona en la práctica
La parte documental de todo lo anterior (quién ha entregado qué, qué está caducado, qué se exigió por escrito y cuándo, quién ha entrado en el centro y con qué estado) es justo lo que un sistema de coordinación de actividades empresariales bien montado resuelve sin hojas de cálculo: expediente por contrata, por trabajador y por equipo, avisos de caducidad, registro de exigencias y de accesos exportable para la inspección. En Bia360, además, cada subcontrata sube su documentación una vez y la comparte con todos sus clientes, así que llega a la visita con el mismo expediente en todos los centros. La coordinación sobre el terreno sigue siendo tuya, pero llegas a ella con los papeles en orden. Y si prefieres delegar también la gestión documental y la preparación de la visita en un técnico, en Grupo Bia podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de Bia Seguridad Industrial, que lleva la coordinación de tus contratas sobre cualquier plataforma.