Respuesta corta: la aptitud documental de un trabajador externo se acredita comprobando, persona a persona y antes del acceso, cinco cosas: alta en su empresa, formación en prevención del puesto, aptitud médica vigente, información e instrucciones del centro recibidas y autorización para los equipos que usa. Lo comprueba el empresario principal (art. 10 del Real Decreto 171/2004), dentro de la coordinación de actividades empresariales (CAE). Si falta algo, no entra.
«Aptitud documental» no es una expresión legal. Es el nombre que se da en la práctica al resultado de cruzar las obligaciones del empleador del trabajador (alta, formación, vigilancia de la salud, equipos de protección) con el deber de vigilancia de quien gestiona el centro. Este artículo explica qué documentos entran en esa comprobación, quién valida cada uno, cuándo deja de valer y qué ocurre en la puerta cuando algo falla. Para la lista completa por empresa, trabajador y máquina, ver qué documentos CAE debe entregar una subcontrata.
De dónde sale la obligación de comprobar
Tres normas se cruzan en la puerta de una planta:
- El alta es previa al trabajo. El artículo 139 de la Ley General de la Seguridad Social obliga a la empresa a dar de alta a quien entra a su servicio, y el artículo 32 del Real Decreto 84/1996 fija que la solicitud se presenta antes del inicio de la prestación. Un trabajador externo sin alta es una infracción grave de su empleador (artículo 22.2 de la LISOS, multa de 3.750 a 12.000 € por trabajador), pero también un problema para la propiedad que lo dejó entrar.
- El empleador forma, informa y vigila la salud. Los artículos 18, 19 y 22 de la Ley 31/1995 obligan a la subcontrata a informar a cada trabajador de los riesgos de su puesto, a formarle al contratarle y cuando cambian funciones o equipos, y a garantizar la vigilancia de su salud. El artículo 17 añade los equipos de trabajo y de protección adecuados.
- El principal comprueba antes de empezar. El artículo 10.2 del RD 171/2004 obliga al empresario principal a exigir a sus contratas que acrediten por escrito, «respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo», que han cumplido sus obligaciones de información y formación. La Guía de actuación inspectora en coordinación de actividades empresariales (versión de septiembre de 2025) recoge esa exigencia como el primer punto que se comprueba al empresario principal: antes del inicio de la actividad.
El artículo 10.2 habla de trabajadores concretos. Por eso la comprobación no puede hacerse «por empresa»: se hace por cada persona que va a cruzar la puerta.
Los documentos que se comprueban por trabajador
| Qué se comprueba | Documento | Quién lo emite | Quién lo valida en la CAE | Cuándo deja de valer |
|---|---|---|---|---|
| Que trabaja para esa empresa y está de alta | Informe de Trabajadores en Alta (ITA) de la subcontrata en el que aparece; vida laboral si es autónomo | Tesorería General de la Seguridad Social | El empresario principal (o la plataforma que valida por él): fecha del informe, código de cuenta de cotización correcto y nombre presente | Cuando se incorpora alguien que no aparece o cuando la fecha del informe ya no es representativa. Detalle sobre el ITA |
| Que tiene formación preventiva del puesto | Certificado de formación en PRL (art. 19 de la Ley 31/1995), más la sectorial: Tarjeta Profesional de la Construcción o Tarjeta Profesional del Metal | Subcontrata, servicio de prevención, entidad formadora, Fundación Laboral de la Construcción | El principal comprueba que la formación es la del puesto y la actividad contratada, no un curso genérico | La ley no fija caducidad; la TPC caduca a los 5 años (art. 161 del VII Convenio de la Construcción); un cambio de funciones o de equipos exige formación nueva |
| Que su salud es compatible con el puesto | Certificado de aptitud médica: apto, apto con limitaciones o no apto (art. 22 de la Ley 31/1995; art. 37.3 del RD 39/1997) | Servicio de prevención, área de medicina del trabajo | El principal solo ve la conclusión; el contenido médico es confidencial (art. 22.4) | Según la periodicidad del protocolo sanitario del puesto; hay reconocimiento inicial, periódico y tras ausencia prolongada |
| Que conoce los riesgos del centro | Acuse de recibo de la información e instrucciones del centro (arts. 7, 8 y 9.3 del RD 171/2004) | El titular del centro entrega; la subcontrata acusa recibo y traslada | El titular o el principal comprueba que consta la entrega y, si los riesgos son graves o muy graves, que fue por escrito | Cuando cambian los riesgos del centro o el trabajador cambia de centro |
| Que puede manejar los equipos con riesgo específico | Autorización de uso y formación específica del equipo (arts. 3.4 y 5.4 del RD 1215/1997): carretilla, plataforma elevadora, puente grúa, trabajos en altura, espacios confinados | Subcontrata | El principal cruza la autorización con la tarea contratada | Cuando cambia el equipo o el procedimiento |
| Que dispone de protección individual | Registro de entrega de EPI (arts. 3 y 8 del RD 773/1997) | Subcontrata, firmado por el trabajador | Comprobación documental y, sobre el terreno, visual | Con cada reposición |
| Que su empresa está en regla | Documentos de la empresa: seguro de responsabilidad civil, certificados de Seguridad Social y Hacienda, evaluación de riesgos de la actividad | Aseguradora, Tesorería, Agencia Tributaria, servicio de prevención | El principal | Cuando caduca uno: deja sin aptitud a toda la plantilla de la subcontrata en ese contrato |
Un apunte sobre la formación: cada convenio sectorial fija sus propias horas, contenidos y vigencias, y hay que comprobar el que aplica a cada contrata. Como ejemplo de cómo se concreta, puedes leer el artículo sobre la formación PRL obligatoria en los convenios de construcción y metal. Y si a un trabajador le falta una formación específica, en Grupo Bia podemos ayudarte con los cursos de prevención de Bia Seguridad Industrial.
La última fila es la que más sorprende: un trabajador puede tener sus cinco documentos perfectos y, aun así, no estar «apto» porque el seguro de su empresa venció ayer. La aptitud documental es siempre trabajador + empresa, y en la práctica también + máquina cuando entra con un equipo.
Quién valida cada cosa (y quién responde)
- La subcontrata (empleador) es la responsable legal de cada obligación: dar de alta, formar, informar, vigilar la salud, entregar EPI. Si un documento es falso o no existe, la infracción es suya.
- El empresario principal no sustituye esa responsabilidad, pero debe comprobar que se cumple (art. 10.1 y 10.2 del RD 171/2004) y vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención por parte de sus contratas. La comprobación tiene que dejar rastro: qué se pidió, qué se recibió, qué se aceptó y cuándo. Las directrices del INSST de 2024 recuerdan que la comprobación es «más o menos exhaustiva en función del riesgo de las actividades», y que una mera declaración de cumplimiento no acredita nada.
- El empresario titular del centro es quien entrega la información de riesgos y las instrucciones y quien designa, cuando procede, a la persona encargada de la coordinación (art. 13). Suele coincidir con el principal, pero no siempre: en un polígono con nave alquilada, el titular puede ser el arrendador y el principal el inquilino que contrata el mantenimiento.
- El contratista que subcontrata repite la comprobación hacia abajo y entrega al principal las acreditaciones de los trabajadores de sus subcontratas (último párrafo del art. 10.2).
Validar es algo más que archivar: es leer la fecha, el código de cuenta de cotización, el puesto que figura en la aptitud, el equipo que cubre la autorización. Un documento correcto para otro centro u otra actividad no acredita nada en este.
Caducidades: cuándo un trabajador deja de estar apto
La aptitud documental no tiene una fecha única. Se pierde cuando vence el documento más antiguo o cuando cambia algo. Los disparadores habituales:
| Situación | Efecto sobre la aptitud | Qué hay que aportar |
|---|---|---|
| Se incorpora un trabajador nuevo al contrato | No apto hasta que se acredite | ITA posterior a su alta, formación, aptitud, acuse de la información del centro, autorizaciones de equipos |
| Cambia de puesto o de tarea | Pierde la aptitud para la tarea nueva | Formación del nuevo puesto (art. 19.1 de la Ley 31/1995) y aptitud médica si el protocolo es distinto |
| Vuelve tras una ausencia prolongada por motivos de salud | Revisar | Nueva evaluación de la salud (art. 37.3.b del RD 39/1997) |
| Vence el certificado de aptitud médica | No apto | Certificado nuevo |
| Caduca la Tarjeta Profesional de la Construcción (5 años) | No apto en obra | Renovación |
| Empieza a usar un equipo nuevo con riesgo específico | No apto para ese equipo | Formación y autorización del equipo (RD 1215/1997) |
| Cambian los riesgos del centro (nueva instalación, obra en marcha) | Revisar | Nueva información e instrucciones del titular (arts. 7.2 y 8.3 del RD 171/2004) |
| Caduca un documento de la empresa (seguro, certificado de la Seguridad Social) | No aptos todos los trabajadores del contrato | Renovación por la empresa |
| Pasa a un centro distinto del mismo cliente | Revisar | Información e instrucciones de ese centro; el resto suele valer |
Por eso, más que una fecha de caducidad, lo que hace falta es un aviso antes de que venza cada documento y una regla clara de qué documentos bloquean el acceso y cuáles solo generan un aviso.
Qué ocurre en el acceso
El momento de la puerta es donde la aptitud documental se convierte en una decisión concreta. El flujo razonable, sea con una tableta en recepción, un torno o una hoja en la garita, es este:
- Identificación: nombre, empresa y contrato por el que entra. Un mismo trabajador puede tener aptitud en un contrato y no en otro del mismo centro.
- Consulta del estado documental: trabajador, empresa y, si entra con máquina, equipo. El resultado es binario, permitido o no permitido, y debe poder verse qué documento concreto falta o ha caducado.
- Decisión:
- Permitido: se registra la entrada.
- No permitido: no entra. La subcontrata aporta el documento y se vuelve a comprobar.
- Excepción justificada: alguien con autoridad decide dejar entrar con un documento pendiente. La excepción debe ser nominal (quién autoriza), motivada (por qué), acotada (hasta cuándo) y quedar registrada. Sin esas cuatro cosas no es una excepción, es un agujero.
- Registro de la entrada y de la salida, con quién la registró. Saber quién está dentro en cada momento es además la base del recuento en una emergencia.
- Evidencia: el histórico de accesos, incluidas las entradas con excepción, es lo que se enseña a la Inspección de Trabajo para demostrar que la comprobación previa existió y funcionó. Tienes la lista completa de lo que pide en nuestro artículo sobre en qué se fija la Inspección de Trabajo al revisar la CAE.
Dos casos que conviene tratar aparte:
- Trabajadores de ETT: están de alta en la empresa de trabajo temporal, que es quien responde de su formación y vigilancia de la salud (art. 12 de la Ley 14/1994). Su ITA es el de la ETT y su aptitud médica la emite el servicio de prevención de la ETT.
- Visitas y transportistas: no son empresas concurrentes en el sentido pleno del RD 171/2004, pero sí deben recibir la información e instrucciones del centro en la medida en que realicen actividades en él, y quedar registrados. No se les exige evaluación de riesgos ni aptitud médica; lo adecuado es un registro de visitas con información de seguridad y cuestionario previo a la entrada.
Errores frecuentes
- Comprobar solo el primer día. La aptitud se pierde después: caduca la aptitud médica, entra un trabajador nuevo, vence el seguro. La comprobación es continua o no es.
- Aceptar el ITA del mes pasado para el trabajador de esta semana. Si no aparece en el informe, no está acreditado.
- Dar por buena una formación genérica. El artículo 19 exige formación «centrada específicamente en el puesto de trabajo o función». Un curso de 8 horas de conceptos generales no acredita a un soldador en una parada de planta.
- Pedir el informe médico completo. Solo cabe la conclusión de aptitud (art. 22.4 de la Ley 31/1995). Pedir más vulnera la confidencialidad y no añade nada a la comprobación.
- Autorizar excepciones por teléfono. Sin nombre, motivo, fecha de fin y registro, la excepción no se puede defender ante un inspector ni reconstruir tras un accidente.
- Olvidar la máquina. El trabajador está apto, la carretilla que trae no tiene la última comprobación (art. 4.4 del RD 1215/1997). Los equipos que entran de fuera deben venir con la prueba material de su última revisión.
- Comprobar por empresa. «La empresa tiene todo en regla» no dice nada del trabajador que se incorporó el lunes.
Cómo se gestiona en la práctica
Con pocos trabajadores externos, la comprobación cabe en una hoja de cálculo y en una llamada a la garita. Con decenas de contratas y rotación de personal, hace falta un sistema que tenga, para cada trabajador y cada contrato, el estado de sus documentos y los de su empresa, que avise antes de cada vencimiento, que devuelva en la puerta un «permitido» o «no permitido» con el motivo, que registre las excepciones con quién, por qué y hasta cuándo, y que guarde el histórico de entradas y salidas. Eso es lo que hacen las plataformas de coordinación de actividades empresariales con control de accesos integrado; en Bia360, además, la contrata mantiene un único expediente por trabajador que vale para todos sus clientes, de modo que la acreditación se hace una vez y se comprueba en cada centro. Y si prefieres que alguien se ocupe de esa comprobación por ti, en Grupo Bia podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de Bia Seguridad Industrial, con técnicos que llevan la coordinación de tus contratas sobre cualquier plataforma.