Agosto va de acompañarte mejor, proteger mejor y hacerte esperar menos: una sección de ayuda renovada de arriba abajo, un acceso verificado para quien recibe tu documentación desde fuera de Bia360, menos esperas con los documentos más pesados y una comunicación más directa cuando hay documentación rechazada o próxima a caducar.
Sección de ayuda renovada: busca, aprende y avanza a tu ritmo
Hemos rediseñado por completo la sección de ayuda de Bia360 para que resolver una duda cueste segundos, no correos. Estas son las piezas principales:
- Buscador de temas: escribe lo que buscas —contratos, trabajadores, requisitos…— y el manual te lleva directo al artículo que lo explica.
- Guías paso a paso: itinerarios guiados según tu perfil —propiedad industrial o contratista— que te acompañan en procesos completos, como la puesta en marcha inicial o la revisión y validación de documentación. Cada guía marca tu progreso paso a paso, para retomarla donde la dejaste.
- Manual organizado por categorías: aspectos generales, propiedad industrial y contratista, para navegar el contenido cuando prefieres explorar en lugar de buscar.
- Soporte multiidioma: toda la ayuda está disponible en español, inglés, francés y portugués, igual que la plataforma.
Y si no encuentras lo que buscas, el contacto con el equipo de Bia360 CAE está a un clic desde la propia sección de ayuda.
Qué aporta: menos dependencia del soporte para las dudas del día a día y una puesta en marcha más fácil para los usuarios nuevos —también para las contratas a las que invitas—, cada uno en su idioma y a su ritmo.
Acceso verificado para la documentación que envías a empresas externas
Como ya te contamos en la newsletter de agosto, hemos reforzado la seguridad del envío de documentación a empresas que no operan en Bia360. El envío se hace igual que hasta ahora; lo que cambia es el lado de quien recibe: el destinatario accede con un código de un solo uso que llega a su correo, en una sesión con caducidad definida, y puede indicar desde el propio correo que el envío ya no le corresponde.
Para tu empresa, esto se traduce en trazabilidad completa: en la ficha de cada destinatario queda registrado quién accedió, cuándo y qué documento consultó o descargó. Además, puedes desactivar un destinatario sin borrarlo —conservando su historial— y reactivarlo cuando haga falta, y la plataforma te avisará de los destinatarios que lleven meses sin consultar la documentación, para que tu listado se mantenga alineado con tu operativa real.
Qué aporta: la documentación de tus trabajadores llega a quien debe recibirla, durante el tiempo que debe recibirla, con evidencia auditable ante cualquier requerimiento en materia de protección de datos. Es un paso más en nuestra mejora continua de la seguridad de los datos que gestionas con Bia360.
Más velocidad donde más se nota
Este mes hemos trabajado a fondo en el rendimiento de las operaciones con más volumen:
- Procesamiento de ITAs hasta 30 veces más rápido. Hemos rediseñado el procesamiento de los documentos ITA, con especial atención a los que incluyen cientos de trabajadores. Los ITAs más grandes —los de las contratas con más plantilla— dejan de ser un cuello de botella: se suben, se procesan y están listos para revisar casi al instante.
- Documentos en revisión, 4 veces más rápidos. En las cuentas con más volumen de documentación, obtener el listado de documentos pendientes de revisión es ahora 4 veces más rápido.
- Dashboard de propiedad industrial más ágil. El panel de inicio de la propiedad industrial carga la situación de todas sus contratas en menos consultas, así que responde antes por muchas contratas que tengas.
Qué aporta: quien revisa documentación a diario trabaja sobre listados y paneles que responden al momento, por muchos miles de documentos que mueva su organización.
Comunicaciones más claras sobre documentación rechazada y caducada
Hemos revisado de arriba abajo los correos que Bia360 envía cuando un documento se rechaza o está a punto de caducar, para que lleguen a la persona adecuada, con la información justa y con un camino directo a la acción.
Documentación rechazada
- Responder llega a quien rechazó. Hasta ahora, responder al email de «Documento rechazado» no siempre llegaba a la persona adecuada. Ahora la respuesta llega directamente al buzón del usuario que rechazó el documento: la conversación se resuelve entre las dos personas implicadas, sin intermediarios ni correos perdidos.
- Un solo correo por tanda de rechazos. Si se rechazan varios documentos de la misma persona en poco tiempo, recibe un único correo con todos ellos agrupados, en lugar de uno por documento.
- Directo al requisito. Los correos de rechazo y de nuevo comentario enlazan a la pantalla del requisito en Bia360, donde se ve el motivo y se sube la subsanación, en lugar de a la descarga del fichero.
Documentación próxima a caducar
- «Caducidad próxima» para quien recibe los avisos. Los avisos de caducidad llegan a quien debe subir la documentación —contratas, validadores y usuarios limitados a sus centros—, pero el enlace del correo no siempre les abría el listado. Ahora hay una sección Caducidad próxima en el menú de Documentación del contratista, el enlace del correo abre directamente los documentos del tipo avisado, y los usuarios limitados ven solo los de sus centros de trabajo.
Qué aporta: menos correos, más útiles y a la persona correcta. Subsanaciones más rápidas y menos documentación caducada por un aviso que no llegó a quien tenía que actuar.