Respuesta corta: el software que permite controlar los accesos de contratas a una fábrica es una plataforma de coordinación de actividades empresariales (CAE) con control de accesos integrado: consulta en la puerta el expediente documental de la empresa, el trabajador y el equipo, bloquea si falta un documento crítico, admite excepciones registradas con motivo y fecha de fin, y guarda cada entrada y salida como evidencia.
Esta página explica cómo lo hace Bia360, el software de gestión de la coordinación de actividades empresariales de Grupo Bia Ingeniería y Prevención, en uso desde 2013 por propiedades industriales y sus contratas en toda España y también fuera de ella.
Un sistema de control de accesos físico (tornos, tarjetas, lectores) sabe quién pasa, pero no si puede pasar. Un gestor documental sabe qué falta, pero no quién está en la puerta. El problema de la coordinación de actividades empresariales en una fábrica es que las dos preguntas se responden en sitios distintos y en momentos distintos: la documentación se revisa en una oficina días antes, y la entrada se decide en la garita a las siete de la mañana. Unirlas es lo que se describe aquí.
Qué comprueba en el momento del acceso
El estado de acceso de un trabajador o de un equipo no es un dato suelto: se calcula por contrato y por centro de trabajo, a partir de los documentos que ese contrato exige. Cuando alguien se presenta en la puerta, la plataforma cruza tres niveles:
| Nivel | Qué se comprueba | Ejemplos de documentos |
|---|---|---|
| Empresa (la contrata) | Que todos los requisitos de empresa del contrato están validados y en vigor | Seguro de responsabilidad civil, certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y Hacienda, evaluación de riesgos de la actividad, Recibo de Liquidación de Cotizaciones y Relación Nominal de Trabajadores del mes |
| Trabajador | Que sus requisitos personales del contrato están validados y en vigor | Informe de Trabajadores en Alta en el que aparece, formación en prevención del puesto, certificado de aptitud médica, acuse de la información del centro, autorizaciones de equipos, entrega de EPI |
| Equipo de trabajo (si entra con máquina o vehículo) | Que el equipo tiene sus documentos validados | Declaración CE de conformidad, última comprobación o inspección periódica, ITV y seguro en vehículos |
El resultado es uno de dos: Permitido o No permitido. Y en ambos casos se ve el detalle: cuántos documentos de empresa y cuántos del trabajador o del equipo están pendientes, y cuáles. Un trabajador con su expediente perfecto aparece como «No permitido» si el seguro de su empresa caducó ayer, porque la aptitud documental es siempre empresa más persona (y más máquina cuando aplica). Si quieres ver qué documentos se exigen a cada trabajador y por qué, puedes leer nuestro artículo sobre cómo se acredita la aptitud documental de un trabajador externo.
La comprobación se hace por centro de trabajo: la persona de recepción trabaja sobre el centro que tiene asignado y busca por trabajador o equipo (nombre o NIF) o por empresa. A cada trabajador se le puede asignar un código para lectores de barras o tarjetas, de modo que la búsqueda en la garita sea cuestión de un escaneo.
Qué bloquea
Bloquea el acceso cualquier requisito crítico del contrato que esté en uno de estos estados:
- Pendiente: la contrata todavía no ha subido el documento.
- Caducado: el documento existía, pero su fecha de validez ha pasado. Las alertas de caducidad avisan antes a la contrata y a la propiedad, así que un bloqueo por caducidad no debería ser una sorpresa.
- Rechazado: la propiedad revisó el documento y no lo dio por válido (fecha de referencia antigua, otro código de cuenta de cotización, otro centro, sin firma).
Qué requisitos son críticos lo decide la propiedad al configurar el contrato: no todos los documentos deberían bloquear la entrada, pero los que acreditan alta, formación del puesto, aptitud médica y autorización de equipos peligrosos sí. Ese criterio es el que luego se defiende ante la Inspección de Trabajo, como explicamos en nuestro artículo sobre qué comprueba la Inspección de Trabajo al revisar la coordinación de actividades empresariales.
Excepciones controladas
Hay días en que la realidad manda: la contrata trae a alguien nuevo, el certificado llega esta tarde, el trabajo no puede esperar. La plataforma no impide la excepción; impide la excepción sin rastro. Dos mecanismos:
- Permitir la entrada con documentos pendientes, en el momento del registro. El sistema avisa de que el trabajador tiene documentación crítica pendiente en algún requisito, pide confirmación y un motivo, y guarda esa entrada marcada como «no OK» con el motivo y quién la autorizó.
- Autorizaciones temporales, definidas de antemano: para un trabajador y un contrato concretos, con fecha de inicio y de fin y un motivo obligatorio. Mientras dura, el trabajador aparece como «Autorizado manualmente por [usuario] desde [fecha] hasta [fecha]» con su descripción, sin ocultar que sus documentos siguen pendientes. Las autorizaciones pueden requerir aprobación antes de surtir efecto y se pueden eliminar en cualquier momento.
La diferencia con «llamar a la garita y decir que le dejen pasar» es que aquí la excepción es nominal, motivada, acotada en el tiempo y consultable después.
Cómo se registra
Cada entrada y cada salida se registra con trabajador o equipo, empresa, contrato, centro, fecha y hora, quién la registró y, si la hubo, la razón del acceso sin toda la documentación. Sobre ese registro:
- Si un trabajador consta como entrado en las últimas 24 horas sin salida registrada, el sistema avisa de la entrada duplicada antes de registrar otra, para que el registro de quién está dentro sea fiable.
- El registro se puede filtrar por trabajador, empresa, fechas y, en particular, mostrar solo las entradas no OK: las que se hicieron con documentación pendiente.
- Se exporta a Excel para auditorías internas, para la Inspección de Trabajo o para cuadrar con el sistema de fichaje de la contrata.
Saber quién está dentro en cada momento es además la base del recuento en una emergencia (art. 20 de la Ley 31/1995): el registro de accesos es la lista que se coteja en el punto de reunión.
Cómo se integra con la puerta física
- API de accesos: tornos, lectores y tabletas consultan el estado del trabajador o del equipo y reciben la respuesta en el momento. El uso de la API se puede auditar por usuario y por mes desde la sección de estadísticas, útil cuando la integración la mantiene un proveedor externo.
- Códigos asignados: cada trabajador puede llevar un código (tarjeta, código de barras) vinculado a su ficha, para que el lector de recepción lo resuelva sin buscar por nombre.
- Panel de control de accesos: para centros sin torno, la persona de recepción busca, ve el estado, registra entrada y salida y, si procede, autoriza la excepción desde una pantalla.
- Registro de visitas: para visitas, transportistas y personas sin expediente de contrata, el módulo de registro de visitas y contratas entrega la información de seguridad del centro, comprueba que se ha entendido con un cuestionario y muestra quién está en planta en tiempo real. Se integra con el estado documental de la contrata cuando quien entra pertenece a una.
Qué no hace
Conviene decirlo con la misma claridad:
- No sustituye la coordinación real. El Real Decreto 171/2004 exige información, instrucciones y medios de coordinación entre empresas; la plataforma acredita y ordena esa parte documental, pero las reuniones, las instrucciones sobre el terreno y la vigilancia siguen siendo de la propiedad.
- No valida por sí sola el contenido de un documento. Que un certificado de formación sea el del puesto correcto lo decide quien lo revisa (la propiedad o su servicio de prevención); la plataforma registra esa decisión y sus fechas.
- No decide por la propiedad. Qué requisitos bloquean y qué excepciones se admiten lo configura cada empresa; el sistema aplica la regla y guarda el rastro.
Para quién es
Para propiedades industriales y logísticas con contratas entrando cada día (mantenimiento, limpieza, montajes, paradas de planta, transportistas), que necesitan que la decisión de la puerta salga del mismo expediente que ya validan en la oficina. Y para las contratas que trabajan en centros de varios clientes: mantienen un único expediente por trabajador y por equipo, y cada cliente lo comprueba en su puerta con sus propias reglas.
Si no tienes a nadie que pueda validar la documentación y atender las excepciones en el día a día, en Grupo Bia podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de Bia Seguridad Industrial, con técnicos que llevan la coordinación de tus contratas sobre esta o cualquier otra plataforma.