Respuesta corta: Bia360 es un software de coordinación de actividades empresariales (CAE): una plataforma web en la que las contratas suben su documentación, la empresa que las recibe la valida con estados y caducidades, y el acceso al centro se decide con ese mismo expediente. La desarrolla Grupo BIA, está en uso desde 2013 en toda España y también fuera de ella, y las contratas no pagan.
Qué es un software de coordinación de actividades empresariales
Cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro, el artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004 obligan a coordinarse en prevención: informarse de los riesgos, dar instrucciones y, si eres el empresario principal, vigilar que tus contratas cumplen (artículo 10 del RD 171/2004). Si quieres repasar qué implica, puedes leer nuestro artículo sobre qué es la coordinación de actividades empresariales.
Un software CAE, también llamado plataforma CAE, ordena la parte documental de esa obligación: qué documento exige cada contrato a cada empresa, trabajador y máquina, quién lo ha entregado, si está validado o caducado y si, con ese estado, alguien puede entrar o no. Se dice plataforma porque es un espacio compartido: la empresa que recibe contratas y las propias contratas trabajan sobre el mismo expediente.
Para quién es
- Propiedades industriales y logísticas (empresario titular o principal) que reciben contratas cada día: mantenimiento, limpieza, montajes, paradas de planta, transporte.
- Contratas y subcontratas que trabajan en centros de varios clientes y quieren mantener un único expediente por trabajador y por máquina.
- Empresas que son las dos cosas: en Bia360 se puede ser propiedad y contratista en la misma cuenta.
- Pymes: el precio escala con el uso, no hay coste de alta y la puesta en marcha no exige un proyecto de implantación.
Qué hace
Gestión documental por contrato y por centro
Los requisitos se definen por contrato y por centro de trabajo para los tres bloques de la coordinación: empresa, trabajador y máquina o equipo de trabajo. La misma contrata puede tener exigencias distintas en dos centros, y a cada trabajador se le pide solo lo que exige el contrato en el que está. Explicamos el día a día de esa gestión en la página de gestión documental de contratas.
Validación, caducidades y alertas
Cada documento pasa por estados (pendiente, en revisión, validado, rechazado, caducado), con registro de quién lo validó y cuándo. Bia360 lee automáticamente el Informe de Trabajadores en Alta (ITA), el TC2 y otros documentos oficiales, y avisa antes de cada caducidad a la contrata y a la propiedad, con avisos configurables por tipo de documento.
Portal de contratas sin coste y concepto esférico
Las contratas suben, corrigen y mantienen su documentación sin pagar. Un documento se sube una vez y se comparte con todos los clientes de la contrata, usen o no Bia360: lo llamamos concepto esférico. El envío a empresas que no usan la plataforma se hace con un acceso verificado y sin coste extra.
Control de accesos ligado al estado documental
La decisión de la puerta sale del mismo expediente: permitido o no permitido por trabajador, máquina y contrato, con excepciones registradas (motivo, quién la autoriza y hasta cuándo) y un registro de entradas y salidas exportable. Se integra con tornos, lectores y tabletas mediante una API de accesos. Lo detallamos en nuestro artículo sobre el control de accesos ligado al estado documental.
Multicentro, multiempresa y multiusuario
Varios centros con su propia configuración y una administración común, perfil de propiedad y de contratista en la misma cuenta y usuarios sin coste adicional.
Evidencia para la Inspección de Trabajo y las auditorías
Estado documental por contrata, trabajador y máquina, histórico de validaciones, registro de accesos y un informe de subcontratación en PDF con la cadena de contratas y subcontratas de cada centro. Todo exportable. Lo que suele pedir un inspector lo resumimos en nuestro artículo sobre en qué se fija la Inspección de Trabajo al revisar la coordinación de actividades empresariales.
Comunicación con las contratas
Comunicados de la propiedad a todas las contratas y subcontratas de un centro o de un contrato, con notificaciones dentro de la plataforma y avisos cuando hay documentación rechazada o a punto de caducar.
Protección de datos
Cumplimiento del RGPD, servidores en la Unión Europea, acuerdo de protección de datos aceptado por cada usuario al entrar, roles de acceso por empresa, centro y contrato (cada contrata ve solo lo suyo) y trazabilidad de quién ha subido, validado o consultado cada documento.
Qué no hace
- No sustituye la coordinación real. Las reuniones, las instrucciones sobre el terreno y la vigilancia que exige el Real Decreto 171/2004 siguen siendo de la propiedad. La plataforma acredita y ordena la parte documental.
- No decide por ti. Qué documentos se exigen, cuáles bloquean el acceso y qué excepciones se admiten lo configura cada empresa; el sistema aplica la regla y guarda el rastro.
Precio
54 € al mes más 0,30 € al mes por cada recurso gestionado (trabajador, contrata o máquina dada de alta en un contrato), IVA no incluido. Sin permanencia, sin coste de alta y con factura mensual. Las contratas no pagan. Tienes el detalle y ejemplos de cálculo en la página de precio.
Software o servicio
Si no tienes a nadie que pueda dedicar tiempo a pedir, revisar y reclamar documentación, puedes externalizar esa gestión. En Grupo BIA podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de BIA Seguridad Industrial, con técnicos que llevan la coordinación de tus contratas sobre esta o cualquier otra plataforma.
Visitas y transportistas: Bia360 Visitors
Las visitas, los transportistas y las personas que entran de forma puntual no tienen expediente de contrata. Para ellas está Bia360 Visitors, el registro digital de visitas que entrega la información de seguridad del centro, comprueba que se ha entendido con un cuestionario y muestra quién está en planta en tiempo real. Se integra con el estado documental de las contratas.
Cómo comparar antes de decidir
Si estás valorando varias plataformas, compáralas con los mismos criterios y con tus propios casos. Tienes los diez criterios y las preguntas que hacer a cualquier proveedor en nuestra guía sobre cómo elegir un software de coordinación de actividades empresariales, y una comparación con las alternativas más habituales en alternativas a CTAIMA, Nalanda o Dokify.