Respuesta corta: la gestión documental de contratas consiste en pedir, recibir, validar y mantener al día los documentos que la coordinación de actividades empresariales (CAE) exige a cada empresa, trabajador y máquina que entra en un centro. Con un software CAE como Bia360, cada contrata sube sus documentos una vez, la propiedad los valida con estados y las caducidades se vigilan solas.
Por qué hay que gestionarla
Si contratas obras o servicios de tu propia actividad que se hacen en tu centro, el artículo 10 del Real Decreto 171/2004 te obliga, como empresario principal, a comprobar antes de empezar que tus contratas han hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de esos trabajos y que han informado y formado a sus trabajadores, y a pedirles esa acreditación por escrito. La comprobación no se hace una vez: los documentos caducan, los trabajadores cambian y las contratas subcontratan.
Con pocas contratas basta una hoja de cálculo y el correo. A partir de cierto volumen, el problema deja de ser la ley y pasa a ser el seguimiento: qué falta, de quién, para qué contrato y qué caduca este mes.
Los tres bloques de documentos
| Bloque | Documentos habituales |
|---|---|
| Empresa (la contrata) | Evaluación de riesgos y planificación preventiva de los trabajos, organización preventiva, certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda, Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) y Relación Nominal de Trabajadores (RNT), Informe de Trabajadores en Alta (ITA), seguro de responsabilidad civil |
| Trabajador | Alta en la Seguridad Social, formación en prevención del puesto, formación sectorial cuando aplica, aptitud médica, entrega de equipos de protección individual (EPI), acuse de la información del centro, autorización de uso de equipos |
| Máquina, equipo o vehículo | Declaración CE de conformidad, comprobaciones e inspecciones periódicas, registro de mantenimiento, ITV y seguro obligatorio en vehículos |
La lista completa, con quién emite cada documento, qué acredita y cuánto dura, está en nuestro artículo sobre qué documentos CAE debe entregar una subcontrata. Si quieres profundizar en el informe que acredita el alta de los trabajadores, puedes leer nuestro artículo sobre el Informe de Trabajadores en Alta (ITA).
Cómo se gestiona en Bia360
1. Defines qué exige cada contrato
Los requisitos se definen por contrato y por centro de trabajo, para empresa, trabajador y máquina. Así una contrata de limpieza y una de montaje no reciben la misma lista, y la misma contrata puede tener exigencias distintas en dos centros. También decides qué requisitos son críticos, es decir, cuáles impiden la entrada si no están en regla.
2. La contrata sube su documentación
La contrata entra en la plataforma sin coste, ve exactamente qué le falta en cada contrato y lo sube. Si trabaja para varios clientes, sube cada documento una vez y lo comparte con todos, usen o no Bia360 (lo llamamos concepto esférico). Las subcontratas también entran en el flujo, y la cadena completa de contratas y subcontratas de cada centro se puede sacar en un informe de subcontratación en PDF.
3. Validas con estados
Cada documento pasa por pendiente, en revisión, validado, rechazado o caducado. Bia360 lee automáticamente el ITA, el TC2 y otros documentos oficiales para ahorrar la comprobación manual de nombres y fechas. Cuando rechazas un documento, la contrata recibe el aviso y lo corrige. Queda registrado quién validó qué y cuándo, y tienes a mano el historial de tus revisiones recientes.
4. Las caducidades se vigilan solas
Bia360 calcula cuándo vence cada documento y avisa con margen a la contrata y a la propiedad, con avisos configurables por tipo de documento. El panel muestra los próximos vencimientos y, de un vistazo, qué empresa, trabajador o máquina tiene algo pendiente.
5. El estado llega a la puerta
Con la documentación validada, cada trabajador y cada máquina tiene un estado por contrato y por centro: permitido o no permitido. Es el que se consulta en el acceso, con excepciones registradas cuando hacen falta. Lo explicamos en nuestro artículo sobre el control de accesos ligado al estado documental, y qué se comprueba de cada persona en el de cómo se acredita la aptitud documental de un trabajador externo.
6. La evidencia queda lista
Estado documental por contrata, trabajador y máquina, histórico de validaciones y registro de accesos, exportables para auditorías o para la Inspección de Trabajo. También puedes exportar en un clic toda la documentación validada.
Errores que evita
- Pedir lo mismo a todas las contratas, aunque hagan trabajos distintos.
- Validar un documento sin mirar la fecha de referencia: un ITA o un certificado de estar al corriente de hace meses no acredita la situación de hoy.
- Enterarse de la caducidad en la puerta, a las siete de la mañana, con el trabajo esperando.
- Que la contrata reenvíe el mismo documento a cada cliente por correo, con versiones distintas en cada sitio.
- No poder demostrar quién validó qué, cuando lo pregunta la Inspección de Trabajo.
Si no tienes tiempo para gestionarla
La plataforma ordena el trabajo, pero alguien tiene que revisar los documentos. Si no tienes a nadie que pueda hacerlo, en Grupo BIA podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de BIA Seguridad Industrial, con técnicos que llevan la coordinación de tus contratas sobre esta o cualquier otra plataforma.
La gestión documental es una parte del software de coordinación de actividades empresariales Bia360. El precio es de 54 € al mes más 0,30 € por recurso gestionado y mes, IVA no incluido, y las contratas no pagan: tienes el detalle en la página de precio.