Respuesta corta: ninguna norma obliga a llevar un «libro de visitas» con ese nombre, pero el titular del centro debe saber quién entra, informarle de los riesgos y de las emergencias antes de acceder y poder demostrarlo (Ley 31/1995 y Real Decreto 171/2004 de coordinación de actividades empresariales (CAE)). El registro de visitas y contratas es la forma práctica de cumplirlo y de acreditarlo.
Este artículo explica qué exige la ley a quien recibe contratas, transportistas y visitas en su centro, qué debe recibir cada persona antes de entrar, qué datos hacen falta, qué sanciones hay y qué tiene que cumplir un registro para servir de prueba. El marco general de la CAE (quién es titular, principal y concurrente) está en qué es la coordinación de actividades empresariales.
¿Es obligatorio registrar las visitas?
No hay una obligación de registro nominal como tal. Hay una obligación de resultado, repartida en varias normas, que en la práctica solo se cumple registrando:
- Deber de protección (art. 14 de la Ley 31/1995): el empresario debe garantizar la seguridad y la salud «en todos los aspectos relacionados con el trabajo», y eso incluye a quien entra en su centro.
- Información (art. 18 de la Ley 31/1995): riesgos, medidas preventivas y medidas de emergencia deben llegar a las personas afectadas.
- Medidas de emergencia (art. 20 de la Ley 31/1995): el empresario debe analizar las situaciones de emergencia «teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa, así como la posible presencia de personas ajenas a la misma», y organizar la evacuación. No se puede evacuar ni hacer recuento de quien no se sabe que está dentro.
- Información e instrucciones a las empresas concurrentes (arts. 7 y 8 del RD 171/2004): el titular del centro debe informar de los riesgos propios del centro y de las medidas de emergencia, y dar instrucciones, antes del inicio de las actividades y por escrito cuando los riesgos son graves o muy graves.
- Acreditación: la Guía de actuación inspectora en coordinación de actividades empresariales (versión de septiembre de 2025) comprueba precisamente que esa información y esas instrucciones se dieron, a quién y cuándo. Sin registro no hay forma de demostrarlo.
El registro, por tanto, no es un trámite administrativo: es la evidencia de que cada persona recibió lo que la ley dice que debe recibir antes de entrar, y la lista que se coteja en el punto de reunión si suena la alarma.
Contratas y subcontratas: lo que exige el RD 171/2004
Cuando quien entra es el trabajador de una empresa concurrente (mantenimiento, limpieza, montaje, una parada de planta), el Real Decreto 171/2004 concreta el contenido:
- Información del titular (art. 7): riesgos propios del centro que puedan afectar a la actividad de la contrata, medidas preventivas y medidas de emergencia; suficiente, antes del inicio, actualizada cuando cambien los riesgos y por escrito si son graves o muy graves.
- Instrucciones del titular (art. 8): para prevenir los riesgos del centro y para actuar en emergencia; mismas condiciones de suficiencia, momento y forma escrita.
- Traslado a los trabajadores (art. 9.3): la contrata debe hacer llegar esa información y esas instrucciones a las personas concretas que van a entrar. El registro de acceso con información de seguridad y cuestionario es la forma más directa de que llegue a cada una y quede constancia.
- Medios de coordinación (art. 12): los fija el titular o el principal según la peligrosidad, el número de trabajadores y la duración de la concurrencia; el control de accesos y el registro son uno de ellos cuando hay muchas empresas o mucha rotación.
- Persona encargada de la coordinación (art. 13), cuando es el medio preferente: es quien debe conocer quién está en el centro en cada momento.
Lo que debe recibir cada persona antes de entrar, según su figura:
| Quién entra | Qué debe recibir antes de acceder | Quién lo entrega | Qué se registra |
|---|---|---|---|
| Trabajador de una contrata o subcontrata | Información de riesgos del centro, medidas de emergencia e instrucciones (arts. 7 y 8 del RD 171/2004); su empresa acredita además formación, aptitud y alta (cómo se acredita la aptitud documental de un trabajador externo) | El titular del centro (directamente o a través de la contrata) | Identidad, empresa, contrato o trabajo, hora de entrada y salida, constancia de la información recibida, estado documental |
| Trabajador autónomo | Lo mismo que una empresa concurrente: participa en la coordinación por sí mismo (art. 24.5 de la Ley 31/1995 y art. 4 del RD 171/2004) | El titular | Identidad, actividad, entrada y salida, constancia de la información recibida |
| Transportista (carga o descarga) | Instrucciones de circulación, muelle o zona asignada, dónde esperar y qué hacer en emergencia; el INSST lo trata como empresa concurrente en el apéndice de transporte de sus Directrices de 2024 | El titular, en la garita o antes de llegar (folleto, QR, mensaje) | Conductor, empresa, matrícula, hora de llegada y salida, constancia de las instrucciones |
| Visita (reunión, cliente, proveedor sin actividad) | Normas básicas del centro, zonas permitidas, qué hacer si suena la alarma (art. 20 de la Ley 31/1995) | El titular, en recepción | Identidad, empresa, persona visitada, entrada y salida |
Visitas que no son trabajadores
Una visita comercial, un cliente o un familiar que entra en el centro no es una empresa concurrente y no se le pide documentación preventiva. Pero sigue siendo una «persona ajena» de las que habla el artículo 20 de la Ley 31/1995, y el centro debe poder evacuarla y contarla. El Real Decreto 486/1997 exige que en caso de peligro «los trabajadores deberán poder evacuar todos los lugares de trabajo rápidamente y en condiciones de máxima seguridad» (anexo I, apartado 10), y ese objetivo no se cumple si hay alguien dentro que nadie sabe que está.
En las actividades del anexo I del Real Decreto 393/2007 (Norma Básica de Autoprotección: instalaciones industriales con determinadas sustancias o cantidades, grandes establecimientos, centros con gran afluencia), el plan de autoprotección debe contemplar expresamente a las personas presentes, y el registro de visitas es la fuente de ese dato.
Por eso las buenas prácticas de recepción son las mismas para una visita que para un contratista, con menos contenido: identificarse, recibir las normas básicas y las instrucciones de emergencia, quedar registrado con la persona a la que visita, ir acompañado o limitado a zonas seguras y registrar la salida.
Protección de datos: lo justo para gestionar el acceso
El registro trata datos personales, pero no necesita más que los imprescindibles para gestionar el acceso. Tres reglas bastan:
- La base jurídica no es el consentimiento. Quien entra no puede negarse a quedar registrado y entrar igual. La base es la obligación legal de informar e instruir (art. 6.1.c del RGPD, con los arts. 7 y 8 del RD 171/2004 y 20 de la Ley 31/1995) y, para las visitas sin actividad, el interés legítimo en la seguridad del centro (art. 6.1.f). Lo que la persona acepta son las normas del centro; eso es la evidencia que exige la prevención, no un consentimiento para tratar sus datos.
- Solo los datos necesarios (art. 5.1.c del RGPD): identidad, empresa, persona visitada o trabajo, entrada y salida, constancia de la información recibida. Comprobar el documento de identidad a la vista es proporcionado; copiarlo o escanearlo por sistema no lo es, según el informe 0048/2023 de la Agencia Española de Protección de Datos.
- Informar y conservar con criterio: quien se registra recibe la información básica del tratamiento en el momento (art. 13 del RGPD; por capas según el art. 11 de la LOPDGDD), y el registro se conserva el tiempo necesario para acreditar que se cumplió la obligación de informar e instruir (art. 5.1.e del RGPD); un criterio defendible es el plazo de prescripción de las infracciones en prevención del artículo 4.3 de la LISOS.
Qué pasa si no se hace
No informar ni instruir a las empresas concurrentes, o no adoptar los medios de coordinación necesarios, es infracción grave de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (arts. 12.14 y 12.13), y muy grave cuando se trata de actividades reglamentariamente consideradas peligrosas o con riesgos especiales (arts. 13.7 y 13.8). Con las cuantías vigentes del artículo 40.2:
| Calificación | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Grave | 2.451 a 9.830 € | 9.831 a 24.585 € | 24.586 a 49.180 € |
| Muy grave | 49.181 a 196.745 € | 196.746 a 491.865 € | 491.866 a 983.736 € |
Y hay un coste anterior a la multa: sin registro, tras un accidente no se puede demostrar que la persona había recibido la información y las instrucciones, y en una evacuación no se sabe a quién falta. En en qué se fija la Inspección de Trabajo al revisar la CAE está el detalle de lo que pide un inspector sobre este punto.
Papel, Excel o sistema digital: qué debe cumplir el registro
El soporte lo elige la empresa. Lo que no es opcional es lo que el registro tiene que poder demostrar. Un registro que sirve como evidencia cumple, como mínimo, esto:
- Entrada y salida con fecha y hora de cada persona, no solo la entrada.
- Tipo de persona (trabajador de contrata, autónomo, transportista, visita) y empresa.
- Persona visitada o trabajo al que se incorpora, para localizarla y acotar su zona.
- Evidencia de la información recibida: qué se entregó (documento, vídeo, normas), cuándo y que la persona lo confirmó; si hay cuestionario, su resultado.
- Consulta en tiempo real de quién está dentro, para el recuento en emergencia.
- Exportable ante la Inspección de Trabajo o una auditoría, filtrado por fecha, empresa o persona.
- Información de protección de datos visible en el momento del registro y plazo de conservación aplicado.
- Para contratas, cruce con el estado documental de la empresa y del trabajador, de modo que la puerta aplique lo que la oficina ha validado (cómo se integra la gestión documental con el control de accesos).
Un libro en papel cumple lo primero y falla en todo lo demás en cuanto hay más de una puerta o más de diez visitas al día; una hoja de cálculo mejora la consulta pero no la evidencia de la información recibida ni el tiempo real.
Quién está en planta ahora mismo, con hora de entrada y tipo de persona: es la lista que se coteja en el punto de reunión.
Cómo se gestiona en la práctica
En un centro con visitas, contratas y transportistas entrando cada día, el registro tiene que ser rápido en recepción y completo por detrás: pre-registro desde el móvil, información de seguridad en el idioma de quien entra, cuestionario que deja constancia, panel de quién está en planta y exportación para inspecciones. Eso es lo que hace el registro de visitas y contratas de Bia360 Visitors, que además comprueba en el acceso el estado documental de la contrata cuando quien entra pertenece a una. Los datos de visitantes, transportistas y trabajadores de contratas que registran las aplicaciones de Grupo Bia se tratan conforme a la normativa de protección de datos y se usan única y exclusivamente para la gestión de los accesos. Y si prefieres que un técnico se ocupe de organizar la coordinación de tus contratas, en Grupo Bia podemos ayudarte: disponemos del servicio de Gestión CAE de Bia Seguridad Industrial, sobre cualquier plataforma.
Foto de portada: Czapp Árpád en Pexels.